Wichtig ist, sich Zeit zu geben und nicht sofort alles verändern zu wollen. Kleine Schritte sind besser als große Umbrüche – und das Team sollte immer mitgenommen werden. Ein Jahr braucht man mindestens, um Strukturen, Team und Abläufe wirklich zu verstehen. Welche Fähigkeiten und Stärken haben die einzelnen Fachkräfte? Wie arbeiten sie in den Gruppen mit den Kindern? Tipp: Leitungen sollten nicht nur ihre eigenen Erwartungen mitteilen, sondern auch die Erwartungen der Fachkräfte an sie selbst erfragen. Und dann offen kommunizieren, falls sie manche davon nicht erfüllen können.
Worin liegt der Unterschied, ob eine Erzieherin intern befördert wird oder in einer neuen Kita als Leitung anfängt?
Wer intern aufsteigt, kennt die Kinder sowie die Kolleginnen und Kollegen – muss sich aber abgrenzen und die neue Rolle im Team erst etablieren. Das ist oft schwieriger, als man denkt, weil frühere Beziehungen sich verändern. Bei Externen ist die Grundakzeptanz in der Regel höher. Dafür muss die neue Leitung aber ein ganz neues Team, Kinder, Eltern und Strukturen kennenlernen.
Welche Herausforderungen gibt es?
Gerade in kleineren Einrichtungen sind Leitungen oft noch im Gruppendienst. Der Spagat, für die Kinder in der Gruppe und gleichzeitig für die ganze Kita verantwortlich zu sein, ist nicht ein-fach. Es ist aber auch nicht leicht, wenn man für die Leitungstätigkeit freigestellt ist. Dann ist es wichtig, sich nicht nur ins Büro zurückzuziehen, sondern bewusst Kontakt zu halten – etwa durch regelmäßige Besprechungen oder kurze tägliche Gespräche mit allen Gruppen. Sonst verliert man den Blick für die Kinder, die Eltern und das Team.
Was bringt die neue Verantwortung mit sich?
Als Leitung muss man lernen, Entscheidungen zu treffen. Und die werden nicht immer allen gefallen. Hinzu kommt der Umgang mit Verwaltungsaufgaben, Elternarbeit und Personalfragen. Viele unterschätzen auch, wie sehr die Beziehung zum Träger neu gestaltet werden muss – regelmäßige Gespräche sind hier Gold wert.
Wie gelingt ein guter Umgang mit der gestiegenen Erwartungshaltung?
Selbstfürsorge ist wichtig: Was tut mir gut? Sei es in der Freizeit oder in Pausen während der Arbeit. Coaching und Fachberatung können unterstützen. Auch der Austausch mit Kolleginnen trägt dazu bei, in der neuen Rolle gesund zu bleiben. Oft hilft es ja schon zu hören, dass es anderen in einer ähnlichen Situation genauso geht.
+ Kitaleitung mit Erwartungen von verschiedenen Seiten konfrontiert
+ Klare, offene und gleichzeitig empathische Kommunikation als Schlüssel
+ Stellvertretung als wichtige Ressource im Umgang mit Belastungen
Josephine Panzer schaut in den Dienstplan, den sie gemacht hat: Wer übernimmt morgen den Bauraum? Wer begleitet die Eingewöhnungskinder? Wer ist für das Kinderrestaurant eingeteilt? „Offene Arbeit muss klar strukturiert sein“, sagt die Leiterin der inklusiven Kita Regenbogenland. „Die Organisation ist meine Aufgabe: Alle müssen wissen, was sie den Tag über zu tun haben.“
Mit Platz für mehr als 180 Kinder inklusive acht Integrationsplätzen sowie 26 pädagogischen Fachkräften gleicht ihr Alltag oft einer Jonglage. Ein Krankenschein, eine spontane Nachfrage der Stadtverwaltung oder ein Elternanruf – schon kippt die sorgfältig geplante Balance. „Wichtig ist es, flexibel zu bleiben, aber immer das Kind im Blick zu haben“, betont Panzer. Ihr Leitsatz lautet: Bindung vor Bildung. Jedes Kind bekommt die Zeit und Zuwendung, die es braucht. Wenn die Not groß ist, springt sie auch selbst im Gruppendienst ein.
Ein schwieriger Start
Als Josephine Panzer vor zehn Jahren mit gerade einmal Mitte 20 die Leitung übernahm, traf sie auf festgefahrene Strukturen. Acht überfüllte Gruppen, starre Abläufe, wenig Rücksicht auf individuelle Bedürfnisse. „Das war schon immer so“ war der Satz, den sie am häufigsten hörte. Schlafenszeit war dann eben Schlafenszeit und die Kinder hatten zwei Stunden ruhig und leise zu sein – egal, ob sie nun müde waren oder nicht.
Die Versuche der jungen Leiterin, pädagogische Konzepte moderner und kindorientierter zu gestalten, stießen damals auf massiven Widerstand – im Team wie bei den Eltern. „Da gab es wenig Raum für Veränderungsprozesse oder für einen Perspektivwechsel“, erinnert sie sich. „Es war am Anfang keine leichte Zeit für mich.“
Der lange Atem zahlt sich aus
Schritt für Schritt schaffte sie es, Haltung und Strukturen zu verändern und die Einrichtung dorthin zu bringen, wo sie heute ist. Eine große Unterstützung war damals ihre Stellvertreterin Sandra Zimmerling, die momentan in Elternzeit ist. Außerdem halfen ihr Fachberatung, der Rückhalt des Trägers – und ein langer Atem. Der Lohn folgte im Jahr 2024 mit der Auszeichnung als „Kita des Jahres“ für das offene Konzept.
Das wird mittlerweile gut angenommen: „Alle Eltern, die ihre Kinder zu uns bringen, haben sich bewusst für uns und unser Konzept entschieden“ betont Josephine Panzer. Statt Ablehnung erfährt sie nun viel Wertschätzung für den Ansatz der bedürfnisorientierten Pädagogik, bei der alle Bildungsbereiche den gleichen Stellenwert genießen.
„Stell dir vor, das wäre dein Kind“
Auf dem Weg dorthin war in der Kleinstadt nahe Leipzig viel Überzeugungsarbeit notwendig. Das gelang nur durch gute Kommunikation – das wichtigste Mittel für die Kitaleiterin in ihrer Schnittstellenfunktion zwischen Träger, Eltern und eigenem Team. Josephine Panzer setzt dabei auf Offenheit, Transparenz, Empathie und gleichzeitig klare Ansagen: „Manchmal hilft nur die Frage: Stell dir vor, das wäre dein Kind. Wie würdest du dich fühlen?“
Diese Haltung prägt auch die interne Kultur: wertschätzend, lösungsorientiert, mit klarer Fehler und Reflexionskultur – und immer auch mit einer Prise Humor. „Solange das gelingt, schaffen wir es als Team auch, besondere Herausforderungen wie krankheitsbedingte Engpässe oder Ähnliches zu bewältigen.“
Nicht alle Erwartungen lassen sich erfüllen
Bei der täglichen Arbeit wird Josephine Panzer mit den unterschiedlichsten Erwartungen konfrontiert. Beispiel Eltern: „Die eine Mutter möchte gerne anderthalb Stunden durch das Haus laufen und selbst die Erziehungsarbeit vorgeben. Die andere gibt ihr Kind ab und macht sich dann sofort auf den Weg zur Arbeit“, veranschaulicht sie. „Wir versuchen, alles so individuell wie möglich zu regeln und im Rahmen unseres Konzepts umzusetzen.“
Nicht alle Erwartungen kann sie erfüllen. Das gilt auch gegenüber den Fachkräften, deren individuelle Stärken und Wünsche sie bei der Dienstplangestaltung zu berücksichtigen versucht. „Manchmal muss ich Erwartungen enttäuschen“, sagt Josephine Panzer. Sie begreift sich im Arbeitsalltag zwar als Kollegin, aber die endgültigen Entscheidungen trifft im Zweifelsfall sie als Leitung. „Ich kann nicht immer alle glücklich machen. Aber ich kann erklären, warum ich wie entschieden habe.“
Neues Konzept und Neugestaltung der Räume
Von der pädagogischen Neuausrichtung sind inzwischen alle in der Kita Regenbogenland über-zeugt – das Team wie die Eltern. Das bedingte eine Umgestaltung der Räume. Ergebnis: Die Kinder haben jetzt mehr Platz, um sich auszuprobieren. Auch das Schlafkonzept funktioniert nur deshalb so reibungslos und flexibel, weil die jüngeren Kinder mit höherem Schlafbedürfnis in die erste Etage gezogen sind und die älteren Kinder nun im Erdgeschoss untergebracht sind. Oben ist Ruhe, während unten getobt werden kann. „Alle merken, dass es den Kindern guttut“, sagt Panzer.
Insbesondere die Zeit des Umbruchs war sehr kräftezehrend. Doch die Belastungen sind auch im Tagesgeschäft groß, wenn beispielsweise die Krankheitswelle anrollt und Personalmangel droht. „Seit zehn Jahren kann ich das ganz gut wegstecken, aber man muss natürlich auf sich aufpassen“, sagt Panzer. Die gute Zusammenarbeit mit dem Träger, den Eltern und dem Team sind ihre Motivation, vor allem aber der Blick für das Wohlergehen der Kinder. Energie holt sie sich aus dem Familien und Freundeskreis. Und ganz wichtig: „Meine größte Ressource im Job ist das Leitungstandem.“ Derzeit ist Diana Scheller ihre Stütze, die Sandra Zimmerling während ihrer Elternzeit vertritt. Geholfen hat außerdem die Installation von drei Teamleiterinnen, die als zusätzliches Bindeglied zwischen der Leitungsebene und dem Team vermitteln und die Kommunikation erleichtern.
Diana Scheller bildet derzeit zusammen mit Josephine Panzer das Leitungstandem.
Ohne Vertrauen des Trägers geht es nicht
Das Vertrauen seitens des Trägers hat Josephine Panzer immer gespürt, auch in der anstrengenden Zeit der Neuausrichtung: „Ohne geht es nicht.“ Sie pflegt auch zu Bürgermeister und Stadtverwaltung ein gutes Verhältnis, wobei sich der Kontakt meist auf die notwendigsten Aspekte der Zusammenarbeit beschränkt, Neuanmeldungen von Kindern oder Materialbestellungen beispielsweise. „Jeder Träger ist wohl grundsätzlich froh, wenn er von seiner Kita relativ wenig hört. Dann weiß er, dass es gut läuft.“
Über den Träger landen auch Arbeitsschutzthemen auf ihrem Tisch: Der Lärmschutz ist ein besonders wichtiges Thema, da die Akustik in dem Altbau nicht die beste ist. Das Preisgeld des Deutschen KitaPreises will das Regenbogenland in Schallschutz an Decken und Wänden investieren. Wobei Josephine Panzer umtriebig nach Sponsoren sucht – vielleicht lässt sich dadurch die Akustik in nochmehr Räumen verbessern.
Erwartungen, Konflikte und Vision
Der Anruf bei Förderern ist nur einer von vielen in der Arbeitswoche von Josephine Panzer. Sie ist als Organisatorin und als Pädagogin gefragt. Darüber hinaus als Netzwerkerin, die zum Träger, zum KitaFörderverein, zu Schulen, zu lokalen Betrieben und Behörden sowie zu Fortbildungsinstituten Kontakt hält. Ihre Schnittstellenrolle bedeutet, Erwartungen zu balancieren, Konflikte auszuhalten und trotzdem die pädagogische Vision nicht aus den Augen zu verlieren. „Am Ende geht es darum, dass Kinder hier eine gute Zeit haben.“
Die geplante Studie der Justus-Liebig-Universität (JLU) Gießen baut auf Ergebnissen der Online-Umfrage „Psychosoziale Belastung und Kinderschutz in der Kita“ auf, die im Rahmen einer Kooperation mit der Bertelsmann Stiftung gewonnen wurden. Sie zeigten, dass die gegenwärtige Ausgangslage für die gelingende Integration von neuem Personal in vielen Einrichtungen leider nicht günstig ist. Dies trifft in besonderem Maße (aber nicht nur) auf Einrichtungen zu, die personell unterbesetzt sind.
Die Studie zum Thema Personalauswahl und Teamentwicklung hat deshalb das Ziel, Potenziale und Herausforderungen zu identifizieren, um Maßnahmen zur Systementlastung und Qualitätssicherung ableiten zu können.
Teilnehmen können bundesweit Kitaleitungen und ihre Stellvertretungen bis zum 17. Oktober 2025. Die Teilnahme erfolgt freiwillig, ist anonym und dauert etwa 20 Minuten. Pro Einrichtung darf ein Fragebogen ausgefüllt werden.
In der Befragung geht es unter anderem darum:
wie die Auswahl und Begleitung von neuem Personal durch Träger und Kitas gestaltet wird,
welche Kompromisse dabei unter den aktuellen Bedingungen ggf. eingegangen werden (müssen)
und welche Auswirkungen dies auf Kita-Teams und Kinder im Kita-Alltag hat.
„Starke Leitung – starke Kita“ ist ein Programm der Deutschen Kinder- und Jugendstiftung (DKJS) im Auftrag des Ministeriums für Kultus, Jugend und Sport Baden-Württemberg. Ziel ist es, Kitaleitungen bei ihren vielfältigen Aufgaben zu unterstützen. Deshalb ist die digitale Toolbox übersichtlich in drei Hauptbereiche aufgeteilt:
Kita-Leitung und Team
Kita-Organisation
Kita Praxis
Die Toolbox bietet umfassende Informationen zu allen zentralen Aufgaben von Kitaleitungen und Fachpersonal. Sie wird online fortlaufend erweitert und bildet einen stets aktuellen Wissensspeicher.
Neben erklärenden Texten enthalten die Kapitel auch passende Werkzeuge, die helfen, das jeweilige Thema im Team zu reflektieren und umzusetzen. Dazu gehören Methoden, Impulse, Vorlagen, Interviews und weiterführende Links. Die Toolbox enthält neben Praxishilfen, Arbeitsmitteln, Tools und Videos auch Fachbeiträge zu Themen der frühen Bildung, darunter:
Partizipationsmöglichkeiten von Kindern und Familien
BNE ist ein zentrales Thema für die gesamte Gesellschaft und spielt eine wichtige Rolle in allen Bildungsbereichen. Um möglichst früh ein nachhaltiges Denken und Handeln zu fördern, sollte BNE bereits in der Kita ansetzen. Die „Stiftung Kinder forschen“ bietet Fortbildungen für Kitaleitungen an, die sich mit dem Thema auseinandersetzen möchten.
In der 1,5-tägigen Fortbildung „Tür auf! Mein Einstieg in Bildung für nachhaltige Entwicklung“ erhalten Kitaleitungen Hintergrundwissen zum Thema und erste Tipps zur Umsetzung. In einer zweiten Fortbildung („Macht mit! BNE in der Praxis“) können diese Einblicke vertieft werden.
Zu den Inhalten der Fortbildung(en) gehört unter anderem:
Hintergrundwissen zu Nachhaltigkeit und zum Bildungskonzept BNE
Entdecken und Forschen: Praxisideen für die pädagogische Arbeit
Einstieg in die Methode „Philosophieren mit Kindern“
Fragen der Nachhaltigkeit im Alltag entdecken
Auseinandersetzung mit konkreten Praxisbeispielen
Kooperationsmöglichkeiten mit lokalen Partnern
Projektplanung mit Aspekten der BNE
Weitere Informationen zu Terminen und Veranstaltungsorten findet man auf der Website der „Stiftung Kinder forschen“ über die Suchfunktion bei den jeweiligen regionalen Netzwerkpartnern.
Nicht nur die frühkindliche Bildung sei gefährdet, heißt es in der Presseerklärung des Deutschen Kitaleitungskongress, der die Umfrage in Kooperation mit der VBE durchführte, sondern auch die Sicherheit der Kinder: Hochgerechnet 10.000 Einrichtungen arbeiten an jedem zweiten Tag unterhalb der aufsichtspflichtrelevanten Personalabdeckung.
95 Prozent der Befragten gab an, das sich der Personalmangel in den letzten 12 Monaten verschärft habe und es schwieriger sei, passendes Personal zu finden.
Viele pädagogische Angebote mussten aufgrund fehlender Fachkräfte entfallen, mehr als 8 von 10 Kitaleitungen ist unzufrieden mit der pädagogischen Arbeit, die noch möglich ist – was sich auch in der grundsätzlichen Arbeitszufriedenheit niederschlägt. Die Arbeitsbelastung der Fachkräfte sei (erneut) deutlich gestiegen, und damit auch die Fehlzeiten und Krankschreibungen.
Als einen möglichen Ausweg aus der Personalkrise sieht etwa die Hälfte der Befragten ein Angebot praxisintegrierter Ausbildung. Aber auch eine bessere Bezahlung der Mitarbeitenden, Schaffung neuer Stellen und die Entwicklung und Förderung der individuellen beruflichen Perspektive seien mögliche Stellschrauben.
