„Besser kein WhatsApp in Kitas“

Es ist praktisch – aber ganz und gar nicht unproblematisch: die Nutzung von WhatsApp in Kindertageseinrichtungen. Welche Fallstricke außer mangelndem Datenschutz es dabei gibt, weiß Rechtsanwältin Nele Trenner.

Gestern kam die Erinnerung an den Ausflug, heute ein Foto von vergnügten Kindern im Park. Viele Eltern begrüßen das sicher. Frau Trenner, was empfehlen Sie als Juristin: Sollten Kitas bzw. die Träger WhatsApp zur Eltern-Kita-Kommunikation nutzen?

Aufgrund der Verbreitung von WhatsApp sowohl unter den pädagogischen Fachkräften als auch in der Elternschaft ist es natürlich sehr einfach, hierüber auch eine Kommunikation zwischen Eltern und Kita zu implementieren. Einfach heißt aber leider nicht gut: Denn WhatsApp gehört zu Facebook, also einem US-amerikanischen Unternehmen. Das ist im Hinblick auf den Datenschutz problematisch, da es quasi jeder amerikanischen Behörde erlaubt ist, auf Daten dieser Unternehmen – also auch WhatsApp-Chatverläufe – zuzugreifen. Darüber hinaus möchte WhatsApp jetzt auch automatisch Daten an Facebook weitergeben. Die Regelungen, welche Rechte man WhatsApp künftig einräumt, wenn man es nutzt, sind extrem mehrdeutig und  missverständlich. Das bedeutet auch extreme Unsicherheit, denn wenn WhatsApp sich zum Beispiel Nutzungsrechte an Bildern einräumt, wird klar, dass eine entsprechende Kommunikation nicht zulässig sein kann. Daher rate ich von WhatsApp als Kommunikationskanal zwischen Kita und Eltern ab.

Da fragen sich viele sicher, was WhatsApp und Facebook denn mit Kita-Chats anfangen wollen.

Stimmt. Aber wie leicht kommt es mal zu Namensverwechslungen und wie leicht sind die Chatverläufe auf dem gleichen Server gespeichert, der vielleicht beschlagnahmt wird … und will ich Facebook wirklich Nutzungsrechte für meine Fotos übertragen?

Kann der Träger oder die Kitaleitung den Kitabeschäftigten grundsätzlich untersagen, WhatsApp im Kitakontext zu nutzen oder Fotos mit dem Handy zu machen, selbst wenn diese dann doch nicht geteilt werden?

Der Träger als Arbeitgeber und auch die Leitung können selbstverständlich arbeitsrechtlich die Weisung erteilen, dass WhatsApp im Kontext Kita nicht genutzt werden darf. Das sollte er insbesondere in Anbetracht der datenschutz- und arbeitsrechtlichen Probleme auch tun. Gleiches gilt für das Fotografieren mit dem privaten Handy. Der Träger ist verantwortlich für die Einhaltung des Datenschutzes. Dieser Pflicht kann er aber nur nachkommen, wenn er weiß, welche Geräte genutzt werden und wie diese eingestellt sind. Denn in der Grundeinstellung werden Fotos sowohl bei Android als auch Apple automatisch in die jeweilige Cloud hochgeladen. Google und Apple sind US-amerikanische Unternehmen, sodass hier das gleiche Problem wie bei WhatsApp besteht. Will der Träger seiner Pflicht zum Schutz der sensiblen Daten in der Kita nachkommen – und dazu zählen eben auch Fotos –, muss er die Nutzung privater Handys sogar untersagen und gegebenenfalls Kamera oder Kitahandy (mit ausgeschaltetem Cloud-Backup) anschaffen.

In Sachen Datenschutz: Würde es ausreichen, sich von den Eltern eine Einwilligungserklärung für Fotoaufnahmen mit dem Handy unterzeichnen zu lassen?

Eine Einwilligung für Fotos ist grundsätzlich erforderlich, und zwar für jeden Zweck, den man mit diesen Bildern verfolgt. Das kann die Portfolioarbeit sein, aber auch Fotos vom Kita-Alltag auf Postern oder im weitesten Sinne auch die Öffentlichkeitsarbeit. Es wird aber nur in den jeweiligen Zweck eingewilligt, für die datenschutzkonforme Umsetzung hat der Träger zu sorgen. Entweder verpflichtet der Träger also alle Beschäftigten dazu, ihre Handys datenschutzkonform einstellen zu lassen, oder er untersagt die Nutzung. Anders kann der Träger seiner Pflicht nicht nachkommen.

Könnte die Nutzung von WhatsApp über eine Dienstanweisung geregelt werden – es ist zwar erlaubt, aber nur in sehr engen Grenzen?

Wenn WhatsApp genutzt werden soll, ist eine Dienstanweisung dringend anzuraten. Hier sollte tatsächlich geregelt sein, dass WhatsApp nur als Pinnwand-Ersatz dient, also nur allgemeine Informationen weitergegeben werden dürfen, etwa zur Ausrüstung für den nächsten Ausflug. Da es üblicherweise trotzdem Gruppen gibt, müssten alle Eltern darüber informiert werden, dass ihre Kontakte in den Handys der Fachkräfte gespeichert werden und dass alle anderen Gruppenmitglieder diese Daten sehen können. Hierzu müssen Einwilligungen erteilt werden.

Gibt es empfehlenswerte Alternativen zu WhatsApp?

Das Grundproblem bei kostenfreien Messengerdiensten: Auch hier werden oft Nutzerdaten für passgenaue Werbung gesammelt. Dafür werden die Unterhaltungen, aber auch die entsprechenden Verbindungen ausgewertet. Bei US-amerikanischen Anbietern ist der Datenschutz grundsätzlich problematisch. Das bedeutet, dass unbedingt auf eine tatsächliche Verschlüsselung geachtet werden sollte. Signal als kostenfreie Alternative leistet das, Telegram ist zwar ebenfalls kostenfrei, bietet aber insbesondere innerhalb von Gruppen wohl keine (funktionierende) Verschlüsselung an. Threema kostet einmalig um die 3 Euro, Vorteil dieser App ist, dass es keine Verbindung zur Telefonnummer gibt. Eltern können die Telefonnummer der Fachkräfte also nicht sehen. Das ist auch arbeitsrechtlich wichtig, denn der Träger muss als Arbeitgeber sein Team davor schützen, dass Eltern gegebenenfalls am Sonntagabend anrufen.

Kann eine Kita versuchen zu steuern, was in Elternchats läuft, indem man zum Beispiel bei einem Elternabend das Thema anspricht und eine Netiquette fordert (ggf. dazu ein Schriftstück verteilen)?

Elternchats sind tatsächlich relativ „unangreifbar“. Die Eltern kennen sich zwar aus der Kita, aber eine Kitaleitung oder Erzieherin würden ja auch nicht auf die Idee kommen, anzuordnen, wie sich Eltern im privaten Gespräch äußern können. Trotzdem ist es eine gute Idee, Eltern darauf hinzuweisen, dass dem Kitapersonal bekannt oder bewusst ist, dass es entsprechende Chatgruppen gibt und dass darauf hingewiesen wird, dass auch dort kein Raum dafür ist, schlecht über Fachkräfte zu reden oder die Kitaleitung zu diffamieren. Der Träger und die Leitung sollten deutlich machen, dass sie bei Problemen jederzeit gesprächsbereit sind und Probleme gerne mit den Eltern gemeinsam lösen wollen. Dann sollte es zu solchen Entgleisungen eigentlich nicht kommen…

Müssen der Träger und/oder die Kitaleitung im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht eingreifen, wenn bekannt wird, dass in privaten Elternchats über die Kita oder einzelne Beschäftigte massiv gelästert wird?

Der Träger sollte in diesem Fall tatsächlich eingreifen. Lästereien können schnell auch zu Beleidigungen oder ähnlichem führen und den Träger sowie die Leitung trifft in diesem Fall eine Schutz- und Fürsorgepflicht. Leider wissen Träger und Leitung oftmals natürlich nicht, was genau gesagt wurde, aber auch hierfür gibt es Lösungen, um den Scheinwerfer quasi auf die richtigen Personen zu lenken. Mit einem entsprechenden Schreiben kann man üblicherweise erreichen, dass sich andere Eltern von diesen Aussagen explizit distanzieren und zwar auch gegenüber den Fachkräften und der Leitung. Dabei zeigen sie oft genug den Chatverlauf, so dass Leitung und Träger dann konkret wissen, was gesagt wurde und ob hier ggf. schon anwaltliche Unterstützung erforderlich ist.

Foto: Privat

Die Fragen beantwortete Nele Trenner. Die Rechtsanwältin ist Partnerin bei VEST Rechtsanwälte und veröffentlicht regelmäßig Beiträge zu Rechtsfragen aus dem Kita-Alltag unter: www.kitarechtler.de