RechtDaten unter Verschluss

Alle Betriebe, also auch Kitas, sind dazu verpflichtet, über jede Erste-Hilfe-Leistung Aufzeichnungen zu führen und diese Dokumentation fünf Jahre lang aufzubewahren. Wir erklären, wie das datenschutzkonform umgesetzt werden kann.

Eine Kitaleiterin schrieb, sie sei verunsichert, wie sie denn der Dokumentationspflicht nachkommen solle, wenn aus Gründen des Datenschutzes kein Verbandbuch mehr geführt werden dürfe …

Das ist ein Missverständnis. Selbstverständlich darf weiterhin das klassische Verbandbuch geführt werden. Die Kitaleitung muss aber dafür sorgen, dass nur dazu befugte Personen Zugriff auf das Verbandbuch haben. Einer Kita ist es komplett freige­stellt, wie sie Erste­-Hilfe­-Leistungen dokumentiert. Meldeblöcke oder Verbandbücher sind hier nur Angebote. Genauso gut kann man eine Excel­-Tabelle anlegen. Aus Sicht des Datenschutzes ist nur wichtig, dass lediglich die Personen darauf zugreifen können, die das auch dürfen.

Und wer darf das?

Zunächst sind das die Ersthelfer und Ersthelferinnen und dann alle, die im weiteren Sinne etwas mit der Ersten Hilfe in der Einrichtung zu tun haben (z. B. Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit). Es können jedoch auch andere Personen mit der Doku­mentation oder anderen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Ersten Hilfe von der Kitaleitung bestimmt werden.

Welche Vorteile hat der Abreißblock gegenüber dem Verbandbuch?

Man kann ihn, anders als ein Verbandbuch, überall hinlegen, denn die Eintragungen werden ja gesondert aufbewahrt. Das ist schon praktischer, weil so der Block bei Bedarf schnell zur Hand ist. Für das Ver­bandbuch, in dem ja die Eintragungen aller vorigen Erste­-Hilfe­-Leistungen zu sehen sind, muss sich die Einrichtung Sicherungsmaßnahmen überlegen, um dem Datenschutz zu entsprechen. Es muss sicher sein, dass niemand hineinschaut, der das nicht darf.

Wie muss man mit den Zetteln des Abreißblocks vorgehen?

Es muss geklärt sein, wie und an wen die einzelnen Zettel wei­tergegeben und in welcher Form sie abgelegt werden. Sinnvoll ist, die Zettel zentral abzuheften und nicht etwa in der Akte des Kindes oder der Mitarbeitenden. Denn die Personen, die auf die Erste­-Hilfe­-Daten zugreifen dürfen, sind in der Regel nicht auch berechtigt, in die Personalakten zu schauen. Die Daten zentral abzulegen ist auch deshalb zweckmäßig, weil Unfälle, die nicht meldepflichtig sind, erfasst werden können und
deren Auswertung Hinweise auf bestimmte Unfallschwerpunkte liefert, gegen die man präventiv etwas unternehmen sollte. Zudem ist so die Löschung der Daten nach den fünf Jahren Aufbewahrungspflicht leichter.

Und wenn sich eine Kita entscheidet, das Ganze elektronisch zu machen?

Auch dann muss sie Personen bestimmen, die auf die Datei und damit die Daten Zugriff haben. Es reicht nicht aus, den Rechner oder die Datei mit einem Passwort zu sichern. Die sauberste Lösung ist, einen separaten Ordner anzulegen, auf den nur die befugten Personen eine Zugriffsberechtigung haben.

Die Fragen beantwortete Ina Doppstadt, sie ist Datenschutzbeauftragte bei der Unfallkasse NRW.

Die Dokumentation von Erste­-Hilfe­-Leistungen und Unfällen, die nicht meldepflichtig sind, sichert mögliche spätere Ansprüche an die gesetz­lichen Unfallversiche­rungsträger. Sollten sich etwa bei einer Verletzung erst nach einiger Zeit ernstere Folgen heraus­stellen, weist der Eintrag nach, dass der Unfall während des Kitabe­suchs (bzw. während der Arbeitszeit) geschah.

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