Schlagwort: Dokumentationspflicht

Was Sie zu Unterweisungen wissen müssen

Was genau sind Unterweisungen und gibt es einen Unterschied zu Schulungen?

Eine regelmäßige Unterweisung ist eine gesetzlich verpflichtende Information für die Beschäftigten zu Gefährdungen wie Brandschutz, Unfällen und Verletzungen, Umgang mit gefährlichen Stoffen, Infektionsschutz und so weiter sowie den Maßnahmen zu ihrer Verhütung. Unterweisungen sind arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen und müssen vor Aufnahme der Tätigkeit und bei Veränderung der Situation, mindestens aber einmal jährlich durchgeführt werden. Anders als die Unterweisung ist eine Schulung kein Begriff aus dem Arbeitsschutz. Sie dient einem anderen Zweck, ist häufig umfassender, geht tiefer ins Detail und ist meistens ein optionales Angebot. Sie ist also etwas gänzlich anderes.

Warum muss man unterweisen, wer muss das organisieren und durchführen?

Unterweisungen haben zum Ziel, dass die Beschäftigten gesund und sicher arbeiten können. In der Kita sind aber auch Kinder – und auch sie müssen in manchen Dingen unterwiesen werden, aber natürlich auf kindgerechte Weise, etwa indem man ihnen zeigt, wie sie sich gründlich die Hände waschen oder sich bei einem Feueralarm richtig verhalten. Die Unterweisung von Kindern ist im Grunde gleichzusetzen mit Regeln, die man aufstellt und die nicht verhandelbar sind. Die Grundverantwortung für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz bei der Arbeit liegt beim Träger der Kindertageseinrichtung, der diese Aufgabe in der Praxis an die Kitaleitungen überträgt. Die Unterweisungen werden normalerweise von der Kitaleitung organisiert. Sie kann diese Aufgabe aber auch an andere geeignete Personen weitergeben – ebenso wie die Durchführung. Die Kitaleitung ist jedoch immer dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Unterweisungen erfolgen und dokumentiert werden.

Was gilt für die Dokumentation?

Für die Rechtssicherheit und Nachweispflicht sind folgende Angaben auf der Dokumentation wichtig: 
Thema und Inhalt der Unterweisung, Datum, vollständige Namen aller unterwiesenen Personen, Namen und Funktion der unterweisenden Person (zum Beispiel Leitung, Fachkraft für Arbeitssicherheit). Außerdem müssen alle Teilnehmenden unterschreiben und damit bestätigen, dass sie die Inhalte der Unterweisung verstanden haben. Sinnvoll ist es, zusätzlich anzugeben, wie lange die Unterweisung gedauert hat, wo sie stattfand und welche Unterlagen oder Hilfsmittel eingesetzt wurden. Ob analog oder digital dokumentiert wird, bleibt der Kita überlassen.

Wie lange müssen diese Unterlagen aufbewahrt werden?

Dazu gibt es keine klare Angabe. Die DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ verlangt, dass die Unterlagen für eine angemessene Zeit aufbewahrt werden. Sinnvoll ist ein Zeitraum von mindestens zwei, besser drei Jahren.

Gesetzliche Grundlagen

• Vorschrift 1: Grundsätze der Prävention
• DGUV Regel 100-001: Grundsätze der Prävention
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
• Siebtes Buch Sozialgesetzbuch (SGB VII)
• länderspezifische Vorgaben

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Daten unter Verschluss

Eine Kitaleiterin schrieb, sie sei verunsichert, wie sie denn der Dokumentationspflicht nachkommen solle, wenn aus Gründen des Datenschutzes kein Verbandbuch mehr geführt werden dürfe …

Das ist ein Missverständnis. Selbstverständlich darf weiterhin das klassische Verbandbuch geführt werden. Die Kitaleitung muss aber dafür sorgen, dass nur dazu befugte Personen Zugriff auf das Verbandbuch haben. Einer Kita ist es komplett freige­stellt, wie sie Erste­-Hilfe­-Leistungen dokumentiert. Meldeblöcke oder Verbandbücher sind hier nur Angebote. Genauso gut kann man eine Excel­-Tabelle anlegen. Aus Sicht des Datenschutzes ist nur wichtig, dass lediglich die Personen darauf zugreifen können, die das auch dürfen.

Und wer darf das?

Zunächst sind das die Ersthelfer und Ersthelferinnen und dann alle, die im weiteren Sinne etwas mit der Ersten Hilfe in der Einrichtung zu tun haben (z. B. Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit). Es können jedoch auch andere Personen mit der Doku­mentation oder anderen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Ersten Hilfe von der Kitaleitung bestimmt werden.

Welche Vorteile hat der Abreißblock gegenüber dem Verbandbuch?

Man kann ihn, anders als ein Verbandbuch, überall hinlegen, denn die Eintragungen werden ja gesondert aufbewahrt. Das ist schon praktischer, weil so der Block bei Bedarf schnell zur Hand ist. Für das Ver­bandbuch, in dem ja die Eintragungen aller vorigen Erste­-Hilfe­-Leistungen zu sehen sind, muss sich die Einrichtung Sicherungsmaßnahmen überlegen, um dem Datenschutz zu entsprechen. Es muss sicher sein, dass niemand hineinschaut, der das nicht darf.

Wie muss man mit den Zetteln des Abreißblocks vorgehen?

Es muss geklärt sein, wie und an wen die einzelnen Zettel wei­tergegeben und in welcher Form sie abgelegt werden. Sinnvoll ist, die Zettel zentral abzuheften und nicht etwa in der Akte des Kindes oder der Mitarbeitenden. Denn die Personen, die auf die Erste­-Hilfe­-Daten zugreifen dürfen, sind in der Regel nicht auch berechtigt, in die Personalakten zu schauen. Die Daten zentral abzulegen ist auch deshalb zweckmäßig, weil Unfälle, die nicht meldepflichtig sind, erfasst werden können und
deren Auswertung Hinweise auf bestimmte Unfallschwerpunkte liefert, gegen die man präventiv etwas unternehmen sollte. Zudem ist so die Löschung der Daten nach den fünf Jahren Aufbewahrungspflicht leichter.

Und wenn sich eine Kita entscheidet, das Ganze elektronisch zu machen?

Auch dann muss sie Personen bestimmen, die auf die Datei und damit die Daten Zugriff haben. Es reicht nicht aus, den Rechner oder die Datei mit einem Passwort zu sichern. Die sauberste Lösung ist, einen separaten Ordner anzulegen, auf den nur die befugten Personen eine Zugriffsberechtigung haben.

Die Fragen beantwortete Ina Doppstadt, sie ist Datenschutzbeauftragte bei der Unfallkasse NRW.

Die Dokumentation von Erste­-Hilfe­-Leistungen und Unfällen, die nicht meldepflichtig sind, sichert mögliche spätere Ansprüche an die gesetz­lichen Unfallversiche­rungsträger. Sollten sich etwa bei einer Verletzung erst nach einiger Zeit ernstere Folgen heraus­stellen, weist der Eintrag nach, dass der Unfall während des Kitabe­suchs (bzw. während der Arbeitszeit) geschah.